Makalah Proses Penjualan

BAB II

PEMBAHASAN

A. Proses Penjualan

Secara umum definisi penjualan dapat diartikan sebagai sebuah usaha atau langkah konkrit yang dilakukan untuk memindahkan suatu produk, baik itu berupa barang ataupun jasa, dari produsen kepada konsumen sebagai sasarannya.Tujuan utama penjualan yaitu mendatangkan keuntungan atau laba dari produk ataupun barang yang dihasilkan produsennya dengan pengelolaan yang baik. Dalam pelaksanaannya, penjualan sendiri tak akan dapat dilakukan tanpa adanya pelaku yng bekerja didalamnya seperti agen, pedagang dan tenaga pemasaran. 

Tujuan Proses Penjualan :

Tujuan ini diperoleh dari tujuan strategi pemasaran. Biasanya tujuan ini diekspresikan dalam bentuk unit atau penjualan moneter. Sejumlah organisasi juga menentukan target laba bagi manajer penjualan mereka.

Alur Proses Penjualan :

11.      Pada level 0

Pada Data Flow Diagram level 0 ini terdapat 4 proses, antara lain : 

·         Proses 1.0 yaitu proses pengecekan barang, harga dan jumlah. Daftar barang, harga dan jumlah yang diberikan oleh supplier di cek terlebih dahulu, untuk disesuaikan dengan jumlah barang yang ada, kemudian di simpan di dalam suatu file yaitu file barang. 

·         Proses 2.0 yaitu proses pencatatan barang, harga dan jumlah. Di dalam proses ini dilakukan kegiatan pencatatan nama barang, harga jual barang, dan jumlah barang yang tersedia. Setelah dicatat, data disimpan dalam file barang. 

·         Proses 3.0 yaitu proses transaksi penjualan barang. Di dalam proses ini data penjualan barang yang berupa nama barang yang terjual, jumlah barang dan total penjualan barang akan diolah sehingga menghasilkan bukti transaksi yang akan diberikan kepada customer. Kemudian data dari seluruh transaksi penjualan akan diberikan ke proses 4.0 untuk dibuat laporannya. 

·         Proses 4.0 yaitu proses pembuatan laporan. Seluruh data transaksi penjualan dan data barang, harga dan jumlah kemudian diolah untuk dibuat laporannya. Laporan yang dihasilkan berupa laporan penjualan barang supplier yang akan diberikan kepada supplier dan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik. 

22.     Pada level 1

Data Flow Diagram akan diperlihatkan lebih jelas pada level 1. DFD level 1 ini menjelaskan proses 4.0 secara lebih jelas. File barang yang berisi data barang, harga dan jumlah dimasukkan ke dalam proses

·         Proses 4.1 yaitu proses pembuatan laporan data barang supplier. Oleh proses 4.1 data tersebut diolah dan dihasilkan laporan data barang supplier yang kemudian diberikan kepada proses 4.5. File transaksi kemudian dimasukkan ke dalam proses selanjutnya

·         Proses 4.2 yaitu proses pengumpulan data transaksi penjualan. Di dalam proses ini data transaksi dikumpulkan untuk kemudian dimasukkan ke dalam proses

·         Proses 4.3. Data transaksi disortir berdasarkan kode suppliernya. Setelah dipisahkan, data disimpan di dalam file penjualan barang supplier. Kemudian data penjualan barang supplier diberikan kepada

·         Proses 4.4 yaitu proses pembuatan laporan penjualan barang supplier. Sedangkan data transaksi keseluruhan yang tidak dipisahkan berdasarkan kode suppliernya diberikan kepada

·         Proses 4.5. Data penjualan barang supplier yang berasal dari proses 4.3 kemudian diproses oleh proses 4.4 untuk menghasilkan laporan penjualan supplier yang akan diberikan kepada supplier. Laporan data barang supplier yang dihasilkan oleh proses 4.1 dan data transaksi penjualan barang yang dihasilkan oleh proses 4.3 kemudian dikumpulkan dan diolah oleh proses 4.5. Dan oleh proses 4.5 dihasilkan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik

BB. Jenis Penjualan barang

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;

·         Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.

·         Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang

·         Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

CC. Unit Organisasi Sistem Penjualan Barang

Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. 

Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :

1)      Bagian Order Penjualan

2)       Bagian Otorita Kredit

3)       Bagian Billing/Piutang

4)       Bagian Stock & Delivery

5)       Bagian Buku Besar

6)       Bagian Pembelian

7)       Bagian Gudang

8)      Bagian IT/Pengolahan Data Elektronik

DD. Dokumen yang digunakan

1)      Penawaran Harga (PH)

2)      Order Form (OF)

3)       Memo 

4)       Purcahse Order (PO)

5)       Surat Pengantar Supplier (SPS)

6)       Berita Acara Penerimaan

7)       Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ) 

a)      Tembusan pengiriman

b)      Tembusan langganan

c)      Arsip bagian delivery

8)      Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)

9)      Invoice/Faktur 

a)      Invoice

b)      Tembusan Piutang

c)      Tembusan Jurnal

d)     Arsip di bagian order penjualan

10)  Faktur Pajak 

a)      Faktur Pajak

b)      Arsip

c)      Extra Copy

11)  Kwitansi

EE. Uraian Prosedur

1.      Bagian Order Penjualan / Sales/ Marketing

a)    Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.

b)    Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.

c)     Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order.

d)    Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.

e)    Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

2.      Bagian Kredit

a)    Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order

b)    Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit

c)     Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi

d)    Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.

e)    Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

3.      Bagian Stock & Delivery

a)      Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan.

b)      Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.

c)      Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.

d)     Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit.

e)      Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.

f)       Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.

g)      Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan.

h)      Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

4.      Bagian Gudang

a)    Menerima Perintah/Permintaan Barang

b)    Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)

c)     Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.

d)    Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

5.      Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

a)    Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery

b)    Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo

c)     Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier

d)    Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier

e)    Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.

f)     Membawa dan Menyerahkan barang ke customer

g)    Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.

h)    Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani

i)      Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)

j)     Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)

6.      Penjualan Barang Dari Stock Gudang

a)    Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order

b)    Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.

c)     Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang

d)    Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.

e)    Menyerahkan barang kepada customer

f)     Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.

g)    Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani

h)    Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir).

i)      Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery (melalui Kurir).

7.      Bagian Invoice/Faktur

a)    Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server

b)    Menerbitkan faktur pajak.

c)     Menerbitkan listing penjualan harian

d)    Mendistribusikan Dokumen 

1.    Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit

2.    Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang

3.    Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar

4.    Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.

8.      Bagian Administrasi Keuangan

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :

1.      Bagian piutang

a)      Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice

b)      Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang

c)      Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal

d)     Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian

e)      Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.

f)       Membuat surat penagihan

2.      Bagian buku besar

A)   Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.

B)   Menerima copy Faktur Pajak.

C)   Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

3.      Bagian Jurnal Pembelian
a) Menerima Copy Po dari bagian pembelian
b) Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
c) Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

9.      Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

BAB III

PENUTUPAN

Kesimpulan

Dari pembahasan diatas disimpulkan bahwa :
a. Dengan mengaplikasikan sistem penjualan barang berbasis web ( Web Base ) maka kita dapat melakukan promosi / pengenalan produk - produk yang ada secara efisien dan efektif.
b. Kemudahan bagi pelanggan untuk dapat memperoleh informasi secara jelas mengenai produk –produk yang ada, sehingga pelanggan tidak perlu datang langsung ataupun menunggu pengiriman informasi produk. 
c. Dapat mengurangi biaya pengiriman informasi produk dan mendukung system yang telah ada.

Daftar Pustaka

Ellsworth, Jill H. and Matthew V. Ellsworth. (1997). Pemasaran Di Internet. Tejemahan Yulianto. Grasindo, Jakarta

Mcleod, Raymond. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Edisi ke-tujuh : jilid 1. PT. Prenhallindo, Jakarta. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi ke-tiga. Salemba 4, Jakarta.

2010, “Sistem Penjualan”.http://my.opera.com/ferdinanta/blog/2010/09/28/sistem-penjualan-barang di akses pada tanggal 18 September 2013.

2013,"Pengertian Penjualan".http://pengertianbahasa.blogspot.com/2013/02/pengertian-penjualan.html di akses pada tanggal 18 September 2013.