SAP dan Proses Pembelian

Sekilas tentang SAP di Indonesia

Sudah lebih dari 10 tahun SAP masuk ke Indonesia, diawali dari PT. Krakatau Steel yang mengimplentasikan SAP mainframe system (R/2 system pada awal Tahun 90an) yang kemudian diikuti oleh group astra diakhir Tahun 90an dan hingga kini sudah dipakai oleh berbagai tipe industri di Indonesia. Mungkin karena kehandalanya sebagai sebuah aplikasi pendukung ERP (Enterprise Resource Planning), membuat SAP banyak digunakan oleh berbagai perusahaan besar di Indonesia, walaupun harga yang harus dikeluarkan untuk implementasi dan yearly license & maintenance tidak bisa dikatakan murah.

Beberapa Definisi SAP

 “SAP AG (FWB: SAP NYSE: SAP) adalah perusahaan Jerman yang merupakan perusahaan perangkat lunak terbesar di Eropa. SAP didirikan pada tahun 1972 dengan nama Systemanalise and Programmentwicklung oleh 5 mantan karyawan IBM di Mannheim, Jerman. Kantor pusatnya di Walldorf, Jerman. Perusahaan ini mempekerjakan 35.873 pekerja pada tahun 2005″.

SAP merupakan software yang banyak dipakai di perusahaan besar untuk mendukung integrasi proses bisnis. Lima tahun terakhir, di perusahaan negara-negara Asia, termasuk Indonesia, sedang gencar-gencarnya mengimplementasikannya. Software buatan Jerman ini telah lama dipakai di perusahaan besar Eropa dan Amerika.

Secara bebas SAP dapat diterjemahkan sebagai sebuah sistem aplikasi yang dikembangkan oleh SAP AG Jerman. Aplikasi ini digunakan untuk memproses semua data yang diperlukan untuk mengelola semua sumber daya yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Untuk mencapai kondisi ideal tersebut, SAP dilengkapi oleh tiga buah module besar yaitu modul Finance (mengurus segala hal berkaitan dengan keuangan perusahaan), Logistic (mengurus segala hal berkaitan dengan sumber daya yang berbentuk barang baik asset bergerak ataupun tetep), dan Human Resource (mengurus segala hal berkaitan dengan personalia). Dari ketiga module tersebut masih bisa di breakdown lagi menjadi submodul submodul yang jumlahnya bisa mencapai puluhan submodul.

Finance : Financial Accounting, Treasury, Controlling, etc

Logisitic : Material Management, Sales and Distribution, Plant Maintenance, etc

Human Resource : Payroll, Time Management, Personel Management, etc

Dari sisi teknikal ketiga modul diatas akan disupport oleh sebuah middleware (aplikasi antara) yang akan menjembatani antara SAP dengan Database dan Sistem Operasi yang digunakan. Pada awal perkembangannya middleware ini disebut sebagai modul Basis yang pada perkembanganya kemudian dikenal sebagai Aplication Server (AS). Selain dilengkapi dengan customizing tools standard, para pengguna SAP juga dapat melakukan modifikasi pada aplikasi ataupun program yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman SAP yang biasa dikenal dengan ABAP (Advance Business Aplication Programming).

Perkembangan SAP

Sejak pertama kali launch tahun 1972 hingga sekarang, SAP sudah melakukan banyak sekali perkembangan seiring perkembangan teknologi. Evolusi SAP dimulai dari R/1 (1 tier), R/2 (2 Tier – Mainframe), R/3 (3 Tier – Client Server) hingga sekarang mencapai konsep SAP NetWeaver karena kemampuan accesiblity dari berbagai perangkat. Semenjak kemunculan SAP NetWeaver pada tahun 2004, secara teknologi SAP mulai berkembang dari aplikasi client- server menjadi aplikasi berbasis Service Oriented Architecture. Tiga modul utama masih menjadi core yang kemudian dikenal sebagai ECC (Enterprise Core Module) dengan dilengkapi beberapa teknologi pendukung seperti Enterprise Portal (EP), Business Intelegence (BI), Process Integration (PI), Mobile Infrastructure (MI), yang kemudian solusi ini diperkenalkan ke ranah publik sebagai MySAP ERP Solution. Selain Solusi MySAP ERP, mulai pertengahan dekade ini, SAP juga memasarkan beberapa solusi lain seperti MySAP CRM (Customer Relationship Management), MySAP SCM (Suply Chain Management) dan beberapa solusi lain.

Peluang SAP di Indonesia

Sampai saat ini SAP masih dapat dibilang sebagai penguasa untuk urusan software ERP. Integrasi yang handal dan sangat mudah untuk dicustomize, menjadikan SAP sebagai pilihan perusahaan perusahaan terkemuka nasional. Di bidang Oil&Gas kita menjumpai Pertamina, Total, ConocoPhipip dan British Petrolium. Di bidang Telekomunikasi ada Telkom, Indosat, XL dan SMART. Di bidang manufacturing ada Astra Internasional dan anggotanya, Indofood, Japfa, Bentoel, Djaroem. Di bidang perbankan ada bank mandiri dan bank BRI. Di bidang pemberitaan ada SCTV dan Kompas Gramedia group. Banyaknya perusahaan besar yang menggunakan SAP, membuat peluang kerja dibidang SAP pun cukup terbuka, baik sebagai user maupun consultant yang bertindak sebagai implementor.

Didalam SAP terdapat berbagai macam modul yang berkaitan dengan departement terkait, modul tersebut antara lain adalah :

1.      Sales and Distribution

2.      Material management

3.      Production planning

4.      Quality management

5.      Financial

6.      Costing

7.      Bussiness warehouse

Semua sistem itu terintegrasi kedalam satu kesatuan yang saling mendukung. Memang untuk mengaplikasikan SAP, sebuah perusahaan harus menyediakan dana yang sangat besar, tergantung dari berapa lengkap modul yang akan di gunakan.

Sistem ini adalah long term sistem yang harus dikembangkan secara terus menerus sesuai dengan bisnis rule dari setiap perusahaan.

Tujuan Penggunaan SAP

1.  Untuk mengurangi jumlah biaya dan waktu yang digunakan untuk mengembangkan dan menguji semua program-program yang ada dalam satu perusahaan.

2.      Untuk itulah kebanyakan perusahaan akan mencoba untuk menggunakan tool yang tersedia dalam SAP.

Keuntungan Menggunakan SAP

1.  SAP mempunyai level integrasi yang sangat tinggi antara aplikasi-aplikasi individu sehingga menjamin konsistensi data terhadap sistem dan perusahaan implementator.

2.  SAP merupakana table drive customization software. Sehingga perubahaan persyaratan bisnis dapat dilakukan dengan cepat menggunakans ekumpulan program umum.

3.       Penambahan program sumber menggunakan User-exits.

4. Perangkat seperti variasi layar untuk melakukan pengesetan terhadap atribut field baik itu untuk disembunyikan, ditampilkan atau menjadikan field utama.

Referensi :

2012, “SAP” .http://sapbasic.wordpress.com/sap/  diakses pada tanggal 3 Desember 2013.

2012, “SAP” .http://m-it.blogspot.com/2007/12/sap-system-application-and-product-in.html diakses pada tanggal 3 Desember 2013.

Proses Pembelian Dalam aplikasi SAP

High

1. Proses permintaan pembelian (Purchase Requisition)

Proses ini masuk dalam kategori High karena proses awal dalam Material Managementadalah proses permintaan pembelian, jika tidak terjadi permintaan pembelian, maka tidak akan ada bahan baku masuk, yang akan menyebabkan terhentinya proses produksi. SAP telah secara lengkap memberikan aplikasi untuk melakukan permintaan pembelian baik dari lokal maupun head office.Sehingga tidakterjadi perubahan yang terlalu signifikan.

2. Laporan yang dibutuhkan

Ada beberapa laporan yang dibutuhkan departemen Purchasing, diantaranya:

a) Laporan Item masuk

b) LaporanItem release

c) Laporan PO release

d) Laporan PO diterima

e) Laporan History Price

f) Laporan Kecenderungan Harga

g) Laporan kemampuan item diproduksi per purchaser, dan per bulan

h) Laporan PR Outstanding

Kebutuhan laporan diatas dikategorikan High karena merupakan salah satu faktor penting yang mendukung proses bisnis perusahaan terutama pada proses Procurement yang akan membantu departemen Purchasing untuk mengetahui setiap pergerakan harga dan pengukuran kinerja dalam memproses setiap tahapan dalam proses pembelian, mempermudah perusahaan dalam monitoring dan pengambilan keputusan. Laporan yang disebutkan diatastelah tersedia dalam SAP, namun belum digunakan secara maksimal sehingga masih dikerjakan menggunakan program Microsoft Office Excel.

Dampak yang mungkin timbul akibat pengolahan data secara manual yaitu human error dan mengurangi keefektifan penggunaan waktu. Sehingga akan berdampak cukup beresiko untuk digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan oleh pihak yang berwenang.

3. Proses pencatatan penerimaan (Good Receive)

Proses ini sangat kritikal dalam pencatatan perusahaan karena akan mempengaruhi pencatatan aset/barang yang dimiliki dan biaya yang dikeluarkan perusahaan. Proses yang dijalankan saat ini dengan menggunakan SAP telah menunjang kebutuhan pencatatan penerimaan dengan tepat, relevan dan langsung (online).

4. Proses Pembelian (Purchase Order)

Proses pembelian merupakan kebutuhan penting perusahaan guna mendukung operasi perusahaan, dalam hal ini proses procurement yang dibutuhkan untuk mendukung proses produksi sehingga proses procurement dapat terus berjalan. Penggunaan sistem SAP untuk pembuatan PO masih mengalami beberapa kendala diantaranya tidak adanya pembagian nomor  PO untuk mengidentifikasikan perusahaan asal pembuatan PO. Karena ini bernaung pada sebuah Group, maka identifikasi ini sangat penting mengingat hanya ada 1 departemen Purchasing untuk semua perusahaan dalam Grouptersebut. Hal ini akan berdampak pada laporan PO yang diterima dan PO release yang akan dibuat untuk masing masing company code. Permasalahan lain yang muncul yaitu tidak adanya reference nomor PR dalam pembuatan PO sehingga membutuhkan effort lebih untuk mencatat dan memasukkan  kembali nomor tersebut. Sebagai dampaknya akan muncul kemungkinan human error  dengan memasukkan nomor yang salah ataupun mengurangi efisiensi waktu jika catatan yang berisi nomor PRtersebut hilang. Untuk mengatasinya bisa dilakukan dengan melakukan penambahan beberapa source codeuntuk memunculkan pilihan reference number.Belum ada pencatatan atas biaya jasa transportasi sehingga tidak bisa secara langsung melihat Harga Perolehan Barang. Untuk menanggulanginya, akan dibuatkan sebuah dokumen PO khusus untuk pencatatan jasa transportasi. 

5. Proses release PR

Proses release PR saat ini masih banyak mengalami keterlambatan dikarenakan user tidak setiap saat membuka aplikasi SAP untuk melihat PR yang masuk. Sehingga user hanya membuka aplikasi SAP ketika ada konfirmasi pengiriman PR dari departemen terkait. Hal ini akan berdampak terhadap berhentinya proses produksi akibat belum tersedianya bahan baku. Masih banyaknya keterlambatan yang terjadi disebabkan oleh change habit yang belum berjalan.

6. Proses release dan persetujuan PO

Sama halnya dengan proses presetujuan PR, proses persetujuan PO mengalami jumlah keterlambatan paling besar, hal ini disebabkan karena proses verifikasi bertingkat yang melibatkan bagian– bagian seperti, Kepala Departemen/Kepala Wilayah, Kepala Purchasing dan Direksi. Untuk proses release langsung ditangani oleh Kepala Departemen sehingga tidak terjadi keterlambatan seperti proses persetujuannya. Keterlambatan dalam proses persetujuan PO juga akan berdampak kepada proses produksi yang terganggu/tidak berjalan akibat ketiadaan bahan baku. Terhentinya proses produksi akan berdampak pada terganggunya siklus penjualan dan persediaan.

7. Proses verifikasi pembayaran (Invoice Verification)

Verifikasi invoice tergolong dalam kategori High. Karena jika proses verifikasi tidak dila kukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, akan mengakibatkan kesalahan pencatatan ke dalam jurnal yang akan mempengaruhi cost benefitperusahaan. Dan bila hal ini terjadi berulang kali maka akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Dampak paling buruk yang mungkin terjadi yaitu kebangkrutan. Sejauh ini SAP telah memenuhi kebutuhan perusahaan melalui aplikasi verifikasi invoice, tidak ada perubahan yang signifikan dalam proses ini.

Medium

Proses evaluasi vendor lama

Proses evaluasi ini masuk kategori medium mengingat bila perusahaan mengaplikasikan proses ini dalam proses bisnisnya, akan menjadi suatu nilai tambah yang akan meningkatkan kualitas dari proses procurement terutama kualitas barang dan jasa serta efisiensi waktu. Proses ini membantu perusahaan dalam menilai kembali kelayakan suatu vendor yang telah selama beberapa kurun waktu tertentu bekerjasama dengan perusahaan. Evaluasi vendor dapat dilakukan dengan memberikan beberapa kriteria seperti ketepatan waktu pengiriman, kesesuaian jumlah barang, kondisi saat barang diterima,serta pergerakan harga vendor. Perusahaan sampai saat ini belum melakukan proses evaluasi tersebut dikarenakan prioritas mereka yang rendah terhadap evaluasi vendor. Oleh karena itu memanfaatkan aplikasi vendor evaluation pada SAP dengan sedikit penyesuaian program pada beberapa kriteria akan sangat membantu.

Low

Proses penawaran dan perbandingan harga dari  vendor

Proses ini masuk dalam kategori low karena proses pembelian dapat terus dilakukan tanpa adanya perbandingan harga terlebih dahulu. Bagian Purchasing dapat menggunakanVendor yang sudah biasa digunakan ataupun vendor yang disarankan.

Referensi:
2013, “Proses Pembelian Dalam Aplikasi SAP”. http://oktyadiindra.wordpress.com/2013/05/28/proses-pembelian-dalam-aplikasi-sap/ diakses pada tanggal 3 Desember 2013.

Makalah Proses Penjualan

BAB II

PEMBAHASAN

A. Proses Penjualan

Secara umum definisi penjualan dapat diartikan sebagai sebuah usaha atau langkah konkrit yang dilakukan untuk memindahkan suatu produk, baik itu berupa barang ataupun jasa, dari produsen kepada konsumen sebagai sasarannya.Tujuan utama penjualan yaitu mendatangkan keuntungan atau laba dari produk ataupun barang yang dihasilkan produsennya dengan pengelolaan yang baik. Dalam pelaksanaannya, penjualan sendiri tak akan dapat dilakukan tanpa adanya pelaku yng bekerja didalamnya seperti agen, pedagang dan tenaga pemasaran. 

Tujuan Proses Penjualan :

Tujuan ini diperoleh dari tujuan strategi pemasaran. Biasanya tujuan ini diekspresikan dalam bentuk unit atau penjualan moneter. Sejumlah organisasi juga menentukan target laba bagi manajer penjualan mereka.

Alur Proses Penjualan :

11.      Pada level 0

Pada Data Flow Diagram level 0 ini terdapat 4 proses, antara lain : 

·         Proses 1.0 yaitu proses pengecekan barang, harga dan jumlah. Daftar barang, harga dan jumlah yang diberikan oleh supplier di cek terlebih dahulu, untuk disesuaikan dengan jumlah barang yang ada, kemudian di simpan di dalam suatu file yaitu file barang. 

·         Proses 2.0 yaitu proses pencatatan barang, harga dan jumlah. Di dalam proses ini dilakukan kegiatan pencatatan nama barang, harga jual barang, dan jumlah barang yang tersedia. Setelah dicatat, data disimpan dalam file barang. 

·         Proses 3.0 yaitu proses transaksi penjualan barang. Di dalam proses ini data penjualan barang yang berupa nama barang yang terjual, jumlah barang dan total penjualan barang akan diolah sehingga menghasilkan bukti transaksi yang akan diberikan kepada customer. Kemudian data dari seluruh transaksi penjualan akan diberikan ke proses 4.0 untuk dibuat laporannya. 

·         Proses 4.0 yaitu proses pembuatan laporan. Seluruh data transaksi penjualan dan data barang, harga dan jumlah kemudian diolah untuk dibuat laporannya. Laporan yang dihasilkan berupa laporan penjualan barang supplier yang akan diberikan kepada supplier dan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik. 

22.     Pada level 1

Data Flow Diagram akan diperlihatkan lebih jelas pada level 1. DFD level 1 ini menjelaskan proses 4.0 secara lebih jelas. File barang yang berisi data barang, harga dan jumlah dimasukkan ke dalam proses

·         Proses 4.1 yaitu proses pembuatan laporan data barang supplier. Oleh proses 4.1 data tersebut diolah dan dihasilkan laporan data barang supplier yang kemudian diberikan kepada proses 4.5. File transaksi kemudian dimasukkan ke dalam proses selanjutnya

·         Proses 4.2 yaitu proses pengumpulan data transaksi penjualan. Di dalam proses ini data transaksi dikumpulkan untuk kemudian dimasukkan ke dalam proses

·         Proses 4.3. Data transaksi disortir berdasarkan kode suppliernya. Setelah dipisahkan, data disimpan di dalam file penjualan barang supplier. Kemudian data penjualan barang supplier diberikan kepada

·         Proses 4.4 yaitu proses pembuatan laporan penjualan barang supplier. Sedangkan data transaksi keseluruhan yang tidak dipisahkan berdasarkan kode suppliernya diberikan kepada

·         Proses 4.5. Data penjualan barang supplier yang berasal dari proses 4.3 kemudian diproses oleh proses 4.4 untuk menghasilkan laporan penjualan supplier yang akan diberikan kepada supplier. Laporan data barang supplier yang dihasilkan oleh proses 4.1 dan data transaksi penjualan barang yang dihasilkan oleh proses 4.3 kemudian dikumpulkan dan diolah oleh proses 4.5. Dan oleh proses 4.5 dihasilkan laporan keseluruhan yang akan diberikan kepada pemilik

BB. Jenis Penjualan barang

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;

·         Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.

·         Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang

·         Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

CC. Unit Organisasi Sistem Penjualan Barang

Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. 

Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :

1)      Bagian Order Penjualan

2)       Bagian Otorita Kredit

3)       Bagian Billing/Piutang

4)       Bagian Stock & Delivery

5)       Bagian Buku Besar

6)       Bagian Pembelian

7)       Bagian Gudang

8)      Bagian IT/Pengolahan Data Elektronik

DD. Dokumen yang digunakan

1)      Penawaran Harga (PH)

2)      Order Form (OF)

3)       Memo 

4)       Purcahse Order (PO)

5)       Surat Pengantar Supplier (SPS)

6)       Berita Acara Penerimaan

7)       Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ) 

a)      Tembusan pengiriman

b)      Tembusan langganan

c)      Arsip bagian delivery

8)      Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)

9)      Invoice/Faktur 

a)      Invoice

b)      Tembusan Piutang

c)      Tembusan Jurnal

d)     Arsip di bagian order penjualan

10)  Faktur Pajak 

a)      Faktur Pajak

b)      Arsip

c)      Extra Copy

11)  Kwitansi

EE. Uraian Prosedur

1.      Bagian Order Penjualan / Sales/ Marketing

a)    Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.

b)    Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.

c)     Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order.

d)    Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.

e)    Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

2.      Bagian Kredit

a)    Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order

b)    Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit

c)     Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi

d)    Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.

e)    Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

3.      Bagian Stock & Delivery

a)      Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan.

b)      Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.

c)      Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.

d)     Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit.

e)      Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.

f)       Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.

g)      Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan.

h)      Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

4.      Bagian Gudang

a)    Menerima Perintah/Permintaan Barang

b)    Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)

c)     Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.

d)    Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

5.      Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

a)    Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery

b)    Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo

c)     Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier

d)    Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier

e)    Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.

f)     Membawa dan Menyerahkan barang ke customer

g)    Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.

h)    Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani

i)      Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)

j)     Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)

6.      Penjualan Barang Dari Stock Gudang

a)    Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order

b)    Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.

c)     Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang

d)    Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.

e)    Menyerahkan barang kepada customer

f)     Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.

g)    Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani

h)    Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir).

i)      Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery (melalui Kurir).

7.      Bagian Invoice/Faktur

a)    Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server

b)    Menerbitkan faktur pajak.

c)     Menerbitkan listing penjualan harian

d)    Mendistribusikan Dokumen 

1.    Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit

2.    Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang

3.    Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar

4.    Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.

8.      Bagian Administrasi Keuangan

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :

1.      Bagian piutang

a)      Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice

b)      Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang

c)      Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal

d)     Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian

e)      Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.

f)       Membuat surat penagihan

2.      Bagian buku besar

A)   Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.

B)   Menerima copy Faktur Pajak.

C)   Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

3.      Bagian Jurnal Pembelian
a) Menerima Copy Po dari bagian pembelian
b) Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
c) Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

9.      Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

BAB III

PENUTUPAN

Kesimpulan

Dari pembahasan diatas disimpulkan bahwa :
a. Dengan mengaplikasikan sistem penjualan barang berbasis web ( Web Base ) maka kita dapat melakukan promosi / pengenalan produk - produk yang ada secara efisien dan efektif.
b. Kemudahan bagi pelanggan untuk dapat memperoleh informasi secara jelas mengenai produk –produk yang ada, sehingga pelanggan tidak perlu datang langsung ataupun menunggu pengiriman informasi produk. 
c. Dapat mengurangi biaya pengiriman informasi produk dan mendukung system yang telah ada.

Daftar Pustaka

Ellsworth, Jill H. and Matthew V. Ellsworth. (1997). Pemasaran Di Internet. Tejemahan Yulianto. Grasindo, Jakarta

Mcleod, Raymond. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Edisi ke-tujuh : jilid 1. PT. Prenhallindo, Jakarta. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi ke-tiga. Salemba 4, Jakarta.

2010, “Sistem Penjualan”.http://my.opera.com/ferdinanta/blog/2010/09/28/sistem-penjualan-barang di akses pada tanggal 18 September 2013.

2013,"Pengertian Penjualan".http://pengertianbahasa.blogspot.com/2013/02/pengertian-penjualan.html di akses pada tanggal 18 September 2013.