SAP dan Proses Pembelian

Sekilas tentang SAP di Indonesia

Sudah lebih dari 10 tahun SAP masuk ke Indonesia, diawali dari PT. Krakatau Steel yang mengimplentasikan SAP mainframe system (R/2 system pada awal Tahun 90an) yang kemudian diikuti oleh group astra diakhir Tahun 90an dan hingga kini sudah dipakai oleh berbagai tipe industri di Indonesia. Mungkin karena kehandalanya sebagai sebuah aplikasi pendukung ERP (Enterprise Resource Planning), membuat SAP banyak digunakan oleh berbagai perusahaan besar di Indonesia, walaupun harga yang harus dikeluarkan untuk implementasi dan yearly license & maintenance tidak bisa dikatakan murah.

Beberapa Definisi SAP

 “SAP AG (FWB: SAP NYSE: SAP) adalah perusahaan Jerman yang merupakan perusahaan perangkat lunak terbesar di Eropa. SAP didirikan pada tahun 1972 dengan nama Systemanalise and Programmentwicklung oleh 5 mantan karyawan IBM di Mannheim, Jerman. Kantor pusatnya di Walldorf, Jerman. Perusahaan ini mempekerjakan 35.873 pekerja pada tahun 2005″.

SAP merupakan software yang banyak dipakai di perusahaan besar untuk mendukung integrasi proses bisnis. Lima tahun terakhir, di perusahaan negara-negara Asia, termasuk Indonesia, sedang gencar-gencarnya mengimplementasikannya. Software buatan Jerman ini telah lama dipakai di perusahaan besar Eropa dan Amerika.

Secara bebas SAP dapat diterjemahkan sebagai sebuah sistem aplikasi yang dikembangkan oleh SAP AG Jerman. Aplikasi ini digunakan untuk memproses semua data yang diperlukan untuk mengelola semua sumber daya yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Untuk mencapai kondisi ideal tersebut, SAP dilengkapi oleh tiga buah module besar yaitu modul Finance (mengurus segala hal berkaitan dengan keuangan perusahaan), Logistic (mengurus segala hal berkaitan dengan sumber daya yang berbentuk barang baik asset bergerak ataupun tetep), dan Human Resource (mengurus segala hal berkaitan dengan personalia). Dari ketiga module tersebut masih bisa di breakdown lagi menjadi submodul submodul yang jumlahnya bisa mencapai puluhan submodul.

Finance : Financial Accounting, Treasury, Controlling, etc

Logisitic : Material Management, Sales and Distribution, Plant Maintenance, etc

Human Resource : Payroll, Time Management, Personel Management, etc

Dari sisi teknikal ketiga modul diatas akan disupport oleh sebuah middleware (aplikasi antara) yang akan menjembatani antara SAP dengan Database dan Sistem Operasi yang digunakan. Pada awal perkembangannya middleware ini disebut sebagai modul Basis yang pada perkembanganya kemudian dikenal sebagai Aplication Server (AS). Selain dilengkapi dengan customizing tools standard, para pengguna SAP juga dapat melakukan modifikasi pada aplikasi ataupun program yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman SAP yang biasa dikenal dengan ABAP (Advance Business Aplication Programming).

Perkembangan SAP

Sejak pertama kali launch tahun 1972 hingga sekarang, SAP sudah melakukan banyak sekali perkembangan seiring perkembangan teknologi. Evolusi SAP dimulai dari R/1 (1 tier), R/2 (2 Tier – Mainframe), R/3 (3 Tier – Client Server) hingga sekarang mencapai konsep SAP NetWeaver karena kemampuan accesiblity dari berbagai perangkat. Semenjak kemunculan SAP NetWeaver pada tahun 2004, secara teknologi SAP mulai berkembang dari aplikasi client- server menjadi aplikasi berbasis Service Oriented Architecture. Tiga modul utama masih menjadi core yang kemudian dikenal sebagai ECC (Enterprise Core Module) dengan dilengkapi beberapa teknologi pendukung seperti Enterprise Portal (EP), Business Intelegence (BI), Process Integration (PI), Mobile Infrastructure (MI), yang kemudian solusi ini diperkenalkan ke ranah publik sebagai MySAP ERP Solution. Selain Solusi MySAP ERP, mulai pertengahan dekade ini, SAP juga memasarkan beberapa solusi lain seperti MySAP CRM (Customer Relationship Management), MySAP SCM (Suply Chain Management) dan beberapa solusi lain.

Peluang SAP di Indonesia

Sampai saat ini SAP masih dapat dibilang sebagai penguasa untuk urusan software ERP. Integrasi yang handal dan sangat mudah untuk dicustomize, menjadikan SAP sebagai pilihan perusahaan perusahaan terkemuka nasional. Di bidang Oil&Gas kita menjumpai Pertamina, Total, ConocoPhipip dan British Petrolium. Di bidang Telekomunikasi ada Telkom, Indosat, XL dan SMART. Di bidang manufacturing ada Astra Internasional dan anggotanya, Indofood, Japfa, Bentoel, Djaroem. Di bidang perbankan ada bank mandiri dan bank BRI. Di bidang pemberitaan ada SCTV dan Kompas Gramedia group. Banyaknya perusahaan besar yang menggunakan SAP, membuat peluang kerja dibidang SAP pun cukup terbuka, baik sebagai user maupun consultant yang bertindak sebagai implementor.

Didalam SAP terdapat berbagai macam modul yang berkaitan dengan departement terkait, modul tersebut antara lain adalah :

1.      Sales and Distribution

2.      Material management

3.      Production planning

4.      Quality management

5.      Financial

6.      Costing

7.      Bussiness warehouse

Semua sistem itu terintegrasi kedalam satu kesatuan yang saling mendukung. Memang untuk mengaplikasikan SAP, sebuah perusahaan harus menyediakan dana yang sangat besar, tergantung dari berapa lengkap modul yang akan di gunakan.

Sistem ini adalah long term sistem yang harus dikembangkan secara terus menerus sesuai dengan bisnis rule dari setiap perusahaan.

Tujuan Penggunaan SAP

1.  Untuk mengurangi jumlah biaya dan waktu yang digunakan untuk mengembangkan dan menguji semua program-program yang ada dalam satu perusahaan.

2.      Untuk itulah kebanyakan perusahaan akan mencoba untuk menggunakan tool yang tersedia dalam SAP.

Keuntungan Menggunakan SAP

1.  SAP mempunyai level integrasi yang sangat tinggi antara aplikasi-aplikasi individu sehingga menjamin konsistensi data terhadap sistem dan perusahaan implementator.

2.  SAP merupakana table drive customization software. Sehingga perubahaan persyaratan bisnis dapat dilakukan dengan cepat menggunakans ekumpulan program umum.

3.       Penambahan program sumber menggunakan User-exits.

4. Perangkat seperti variasi layar untuk melakukan pengesetan terhadap atribut field baik itu untuk disembunyikan, ditampilkan atau menjadikan field utama.

Referensi :

2012, “SAP” .http://sapbasic.wordpress.com/sap/  diakses pada tanggal 3 Desember 2013.

2012, “SAP” .http://m-it.blogspot.com/2007/12/sap-system-application-and-product-in.html diakses pada tanggal 3 Desember 2013.

Proses Pembelian Dalam aplikasi SAP

High

1. Proses permintaan pembelian (Purchase Requisition)

Proses ini masuk dalam kategori High karena proses awal dalam Material Managementadalah proses permintaan pembelian, jika tidak terjadi permintaan pembelian, maka tidak akan ada bahan baku masuk, yang akan menyebabkan terhentinya proses produksi. SAP telah secara lengkap memberikan aplikasi untuk melakukan permintaan pembelian baik dari lokal maupun head office.Sehingga tidakterjadi perubahan yang terlalu signifikan.

2. Laporan yang dibutuhkan

Ada beberapa laporan yang dibutuhkan departemen Purchasing, diantaranya:

a) Laporan Item masuk

b) LaporanItem release

c) Laporan PO release

d) Laporan PO diterima

e) Laporan History Price

f) Laporan Kecenderungan Harga

g) Laporan kemampuan item diproduksi per purchaser, dan per bulan

h) Laporan PR Outstanding

Kebutuhan laporan diatas dikategorikan High karena merupakan salah satu faktor penting yang mendukung proses bisnis perusahaan terutama pada proses Procurement yang akan membantu departemen Purchasing untuk mengetahui setiap pergerakan harga dan pengukuran kinerja dalam memproses setiap tahapan dalam proses pembelian, mempermudah perusahaan dalam monitoring dan pengambilan keputusan. Laporan yang disebutkan diatastelah tersedia dalam SAP, namun belum digunakan secara maksimal sehingga masih dikerjakan menggunakan program Microsoft Office Excel.

Dampak yang mungkin timbul akibat pengolahan data secara manual yaitu human error dan mengurangi keefektifan penggunaan waktu. Sehingga akan berdampak cukup beresiko untuk digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan oleh pihak yang berwenang.

3. Proses pencatatan penerimaan (Good Receive)

Proses ini sangat kritikal dalam pencatatan perusahaan karena akan mempengaruhi pencatatan aset/barang yang dimiliki dan biaya yang dikeluarkan perusahaan. Proses yang dijalankan saat ini dengan menggunakan SAP telah menunjang kebutuhan pencatatan penerimaan dengan tepat, relevan dan langsung (online).

4. Proses Pembelian (Purchase Order)

Proses pembelian merupakan kebutuhan penting perusahaan guna mendukung operasi perusahaan, dalam hal ini proses procurement yang dibutuhkan untuk mendukung proses produksi sehingga proses procurement dapat terus berjalan. Penggunaan sistem SAP untuk pembuatan PO masih mengalami beberapa kendala diantaranya tidak adanya pembagian nomor  PO untuk mengidentifikasikan perusahaan asal pembuatan PO. Karena ini bernaung pada sebuah Group, maka identifikasi ini sangat penting mengingat hanya ada 1 departemen Purchasing untuk semua perusahaan dalam Grouptersebut. Hal ini akan berdampak pada laporan PO yang diterima dan PO release yang akan dibuat untuk masing masing company code. Permasalahan lain yang muncul yaitu tidak adanya reference nomor PR dalam pembuatan PO sehingga membutuhkan effort lebih untuk mencatat dan memasukkan  kembali nomor tersebut. Sebagai dampaknya akan muncul kemungkinan human error  dengan memasukkan nomor yang salah ataupun mengurangi efisiensi waktu jika catatan yang berisi nomor PRtersebut hilang. Untuk mengatasinya bisa dilakukan dengan melakukan penambahan beberapa source codeuntuk memunculkan pilihan reference number.Belum ada pencatatan atas biaya jasa transportasi sehingga tidak bisa secara langsung melihat Harga Perolehan Barang. Untuk menanggulanginya, akan dibuatkan sebuah dokumen PO khusus untuk pencatatan jasa transportasi. 

5. Proses release PR

Proses release PR saat ini masih banyak mengalami keterlambatan dikarenakan user tidak setiap saat membuka aplikasi SAP untuk melihat PR yang masuk. Sehingga user hanya membuka aplikasi SAP ketika ada konfirmasi pengiriman PR dari departemen terkait. Hal ini akan berdampak terhadap berhentinya proses produksi akibat belum tersedianya bahan baku. Masih banyaknya keterlambatan yang terjadi disebabkan oleh change habit yang belum berjalan.

6. Proses release dan persetujuan PO

Sama halnya dengan proses presetujuan PR, proses persetujuan PO mengalami jumlah keterlambatan paling besar, hal ini disebabkan karena proses verifikasi bertingkat yang melibatkan bagian– bagian seperti, Kepala Departemen/Kepala Wilayah, Kepala Purchasing dan Direksi. Untuk proses release langsung ditangani oleh Kepala Departemen sehingga tidak terjadi keterlambatan seperti proses persetujuannya. Keterlambatan dalam proses persetujuan PO juga akan berdampak kepada proses produksi yang terganggu/tidak berjalan akibat ketiadaan bahan baku. Terhentinya proses produksi akan berdampak pada terganggunya siklus penjualan dan persediaan.

7. Proses verifikasi pembayaran (Invoice Verification)

Verifikasi invoice tergolong dalam kategori High. Karena jika proses verifikasi tidak dila kukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, akan mengakibatkan kesalahan pencatatan ke dalam jurnal yang akan mempengaruhi cost benefitperusahaan. Dan bila hal ini terjadi berulang kali maka akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Dampak paling buruk yang mungkin terjadi yaitu kebangkrutan. Sejauh ini SAP telah memenuhi kebutuhan perusahaan melalui aplikasi verifikasi invoice, tidak ada perubahan yang signifikan dalam proses ini.

Medium

Proses evaluasi vendor lama

Proses evaluasi ini masuk kategori medium mengingat bila perusahaan mengaplikasikan proses ini dalam proses bisnisnya, akan menjadi suatu nilai tambah yang akan meningkatkan kualitas dari proses procurement terutama kualitas barang dan jasa serta efisiensi waktu. Proses ini membantu perusahaan dalam menilai kembali kelayakan suatu vendor yang telah selama beberapa kurun waktu tertentu bekerjasama dengan perusahaan. Evaluasi vendor dapat dilakukan dengan memberikan beberapa kriteria seperti ketepatan waktu pengiriman, kesesuaian jumlah barang, kondisi saat barang diterima,serta pergerakan harga vendor. Perusahaan sampai saat ini belum melakukan proses evaluasi tersebut dikarenakan prioritas mereka yang rendah terhadap evaluasi vendor. Oleh karena itu memanfaatkan aplikasi vendor evaluation pada SAP dengan sedikit penyesuaian program pada beberapa kriteria akan sangat membantu.

Low

Proses penawaran dan perbandingan harga dari  vendor

Proses ini masuk dalam kategori low karena proses pembelian dapat terus dilakukan tanpa adanya perbandingan harga terlebih dahulu. Bagian Purchasing dapat menggunakanVendor yang sudah biasa digunakan ataupun vendor yang disarankan.

Referensi:
2013, “Proses Pembelian Dalam Aplikasi SAP”. http://oktyadiindra.wordpress.com/2013/05/28/proses-pembelian-dalam-aplikasi-sap/ diakses pada tanggal 3 Desember 2013.